Fungsi dan peranan stakeholder dalam SIKDA
Peranan Stakeholders dalam SIKDA
Peranan yang diharapkan dari semua fihak dalam kaitannya dengan penerapan One-Gate System
Untuk dapat mewujudkan SIKDA on-line maka peranan dan tanggung jawab masing-masing fihak harus jelas. Berikut ini adalah beberapa peranan yang dapat dimainkan oleh berbagai program terkait
Kepala Dinas, Kepala Bidang, dan Sekretaris Dinas
1.Memfasilitasi pengembangan sistem informasi kesehatan secara umum
2.Memanfaatkan fasilitas jaringan SIKDA untuk mendapatkan informasi atau laporan yang dibutuhkan. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain :
1.Mengecek kelengkapan laporan dalam SIKDA secara berkala
2.Melakukan feedback kepada Staf ( Kepala Seksi ) jika :
1.Laporan tidak lengkap.
2.Keabsahan Laporan diragukan
3.Pada kesempatan pertama, dianjurkan untuk mengakses langsung ke SIKDA untuk mendapatkan data / informasi yang dibutuhkan. Tidak dianjurkan untuk melakukan 'bypass' dengan meminta laporan langsung ke staf yang bersangkutan ( kecuali keadaan darurat).
4.Jika informasi yang dibutuhkan tidak ditemukan :
1.Gunakan fasilitas pencarian di SIKDA untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Jika tidak ditemukan,
2.Tanyakan ke staf / kepala seksi mengenai laporan yang berkaitan dengan informasi yang dibutukan, Jika tidak ditemukan,
3.Tanyakan ke TIM SIKDA, Jika memang informasi yang dibutukan belum tercakup dalam SIKDA, maka dapat diusulkan untuk dimasukkan dalam update SIKDA berikutnya
5.Kepala Bidang dan Sekteraris hendaknya tidak meminta laporan rutin tercetak ke kepala seksi. Laporan tersebut dapat diakses di SIKDA secara langsung. Jika laporan tercetak bersifat 'wajib', maka dianjurkan untuk meminta cetakan langsung dari SIKDA.
6.Memberikan motivasi kepada staf untuk selalu mengecek laporan yang ada.
7.Jika dibutuhkan semua data SIKDA dapat dicopykan secara berkala ke Laptop Kabid/Sektretaris/Kadikes agar dapat di bawa rapat diluar kantor.
Peranan yang diharapkan dari Kepala Seksi dan Staf
1.Memeriksa kelengkapan laporan yang ada di SIKDA dan memberikan feedback secara lisan ( via sms/phone) kepada puskesmas yang belum lengkap laporan. Feedback terpadu akan dikeluarkan secara berkala oleh Kadikes melalui tim SIKDA kabupaten .
2.Membantu entry data laporan yang berkaitan dengan tupoksi jika ada puskesmas yang tidak mengirikan laporannya dalam bentuk CD /Flash Disk
3.Tetap membuat laporan – laporan yang diperlukan tetapi belum tercakup dalam SIKDA
4.Melakukan pembinaan / supervisi ke puskesmas dalam kaitannya dengan entry laporan di puskesmas.
5.Tidak meminta laporan dalam bentuk cetakan (print out) kepada puskesmas jika laporan tersebut sudah ada di SIKDA
6.Melakukan validasi data dan anaisis seperti biasa
Peranan TIM SIKDA
1.Mengupdate sistem informasi kesehatan secara berkala
2.Menjaga kelangsungan sistem informasi yang ada
3.Melakukan backup data secara rutin untuk menghindari kehilangan data yang tidak diinginkan
4.Menyimpan hasil backup data di tempat yang aman
5.Melayani permintaan bantuan teknis bagi pengguna SIKDA
6.Memelihara infrastruktur SIKDA yang ada
Peranan dan tanggungjawab Puskesmas
1.Memanfaatkan SIKDA secara maksimal
2.Mengentry data secara rutin dan terjadwal ke SIKDA
3.Mengirimkan Laporan tersebut ke TIM SIKDA kabupaten dalam bentuk Flashdisk atau CD
4.Melakukan backup data secara rutin untuk menghindari kehilangan data yang tidak diinginkan
5.Menyimpan hasil backup data di tempat yang aman
6.Memelihara infrastrukstur SIKDA yang ada di Puskesmas
7.Memberikan feedback ke Tim SIKDA
8.Jika dibutuhkan puskesmas dapat meminta semua data di tingkat kabupaten untuk di restore di puskesmas sehingga dapat dijadikan bahan benchmarking.
Sastrawan, SKM, MHA
Standar Operasional 'ONE-GATE SYSTEM' Sistem Informasi Kesehatan Daerah
Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) di lingkungan Dinas Kesehatan Kabupaten Lombok Tengah telah membawa perubahan mindset dan prosedur pelaporan baik di tingkat Puskesmas maupun Kabupaten. Sejak awal perancangan SIKDA ini ditujukan untuk meningkatkan kecepatan dan validitas serta reliabilitas laporan di tingkat puskesmas dan kabupaten. Selain itu, SIKDA ini juga memungkinkan pemberian akses informasi kepada semua petugas kesehatan dan dimasa mendatang akan memudahkan masyarakat mengakses informasi kesehatan dalam batas-batas yang dapat ditolerir dan tidak melanggar etika profesi kesehatan. Rancangan tersebut merupakan implementasi 'One-Gate System' dimana informasi yang dikeluarkan oleh institusi ini berasal dari satu sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk menyamakan persepsi semua staf di lingkup Dinas Kesehatan Kabupaten Lombok Tengah, maka perlu disusun suatu standar operasional pelaksanaan One-Gate System melalui SIKDA yang telah dibangun.
Pengertian-Pengertian
SIKDA : Adalah sebuah istilah yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang terdiri dari gabungan antara INPUT seperti SDM : brainware, Infrasturkur perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), format kebutuhan informasi (informware), teknologi informasi dan teknologi komunikasi, PROSES (Pengiriman Laporan, Perekaman ( Entry), Pengolahan, Analisa, Mekanisme Feedback), dan OUTPUT (Data dan Informasi yang dapat diakses bersama-sama dan
memiliki kualitas yang memadai).
Sistem informasi yang dikembangkan di Kabupaten Lombok Tengah adalah sebuah sistem informasi yang dapat digolongkan kedalam Transaction Processing System (TPS) dan Managemen Information System (MIS). Pada level kabupaten, hanya menggunakan MIS. Sedangkan di level puskesmas yang semi-online dan on-line menggunakan TPS dan MIS. Untuk Puskesmas 'not on-line', seperti halnya di level kabupaten, hanya menggunakan MIS.
Hardware : Adalah perangkat keras pendukung seperti komputer set, Akses point, Switch, Hub, Router untuk jaringan lokal, tower antena.
Software : Adalah perangkat lunak yang dibuat untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Dalam hal ini perangkat lunak untuk SIKDA Kabupaten Lombok Tengah telah didesain untuk memenuhi kebutuhan akan data dan informasi sebagai bahan penunjang dalam kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan lainnya. Selanjutnya Software tersebut kita sebut dengan nama 'Software SIKDA Loteng'
Informware : Adalah kumpulan quantitas dan kualitas informasi yang dibutuhkan dan dirangkum dalam format-format yang sudah dikaji efektifitas dan efisiensinya. Salah satu contohnya adalah pada LB1, PWS KIA, dll
One-gate system : Adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan lalu lintas pelaporan/data/informasi dimana data/informasi yang dikeluarkan berasal dari satu sumber (lembaga/organisasi) yang dapat dipertanggungjawabkan keabsahannya, dan dapat diakses bersama-sama
Alur pelaporan
Penyampaian Laporan
1.Laporan dari puskesmas dikirim dalam media CD atau flash disk atau melalui e-mail ke tim SIKDA Kabupaten. Laporan yang dikirim dari puskesmas ke kabupaten adalah yang tergolong dalam Information Managemen System (IMS) yang meliputi data agregat kegiatan puskesmas dalam dan luar gedung. Untuk data Transaction Processing System, yaitu data transaksi harian pasien / data individu tidak perlu dikirim karena hanya diperlukan di level puskesmas.
2.Laporan tersebut selanjutnya dimasukkan ke dalam database SIKDA melalui software SIKDA.
3.Laporan yang sudah masuk dapat langsung diakses oleh konsumen informasi kesehatan seperti Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Seksi, Staf, dan juga stakeholder lainnya melalui satu pintu yaitu SIKDA.
4.Para pemegang program dapat langsung melakukan evaluasi dan benchmarking, dan bila perlu dapat melakukan perbaikan ataupun konfirmasi data yang dianggap tidak valid
Laporan dalam bentuk manual / menggunakan cetakan tidak direkomendasikan. Penyampaian laporan dalam bentuk cetakan hanya dapat diterima dalam keadaan darurat, misalnya terjadi kerusakan pada semua komputer puskesmas dalam jangka waktu yang lama. Diluar keadaan ini laporan dalam bentuk cetakan tidak dapat diterima.
Laporan yang belum masuk dalam Software SIKDA dilanjutkan dengan menggunakan sistem yang digunakan selama ini,
Cara Mengakses Informasi
Mengakses informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :
1.Mengakses langsung menggunakan Local Area Network secara wireless. Ini dapat dilakukan menggunakan laptop dari dalam area kantor Dinas Kesehatan Kabupaten Lombok Tengah. Akses ke Local Area Network menggunakan security yang akan meminta anda menggunakan kode tertentu yang dapat diminta di tim SIKDA Kabupaten Lombok Tengah.
2.Mengkases langsung menggunakan Local Area Network secara wired. Ini dapat dilakukan menggunakan desktop yang sudah terhubung ke LAN, yang terdapat di masing-masing ruangan.
3.Meminta data dan informasi yang dibutuhkan kepada tim SIKDA.
Tim SIKDA menyediakan USB-wireless Adaptor bagi anda yang membutuhkan akses secara wireless menggunakan desktop.
Saat ini sudah ada tiga buah Access point yang mencover sebagian besar area perkantoran Dinas Kesehatan dan akan ditingkatkan di masa mendatang.
Interpretasi Data
Sebagian data yang diperoleh dari SIKDA masih berbentuk raw data, dan sebagiannya lagi sudah disajikan dalam bentuk persentase. Data yang ada umumnya dalam bentuk tabel seperti yang selama ini digunakan. Oleh karenanya kedalaman interpretasi data akan ditentukan oleh sejauh mana pengetahuan konsumen data mengenai variabel yang bersangkutan. Misalnya angka D/S dalam tabel akan disajikan apa adanya, yaitu dalam bentuk persentase, tetapi arti dari angka D/S itu sendiri diserahkan kepada konsumen. Jika konsumen informasi kurang memahami atau ragu-ragu mengenai interpretasi data maka disarankan untuk melakukan klarifikasi kepada pemegang program masing-masing, dalam hal ini adalah pemegang program Gizi.
Kesepakatan yang perlu dibuat :
1.Pemegang program di Kabupaten tidak boleh meminta laporan dalam bentuk cetak untuk format-format yang sudah ada di Software SIKDA. Untuk format yang belum ada pada software, sistem pelaporan tercetak masih diperbolehkan.
2.Pemegang program berkewajiban untuk melakukan evaluasi terhadap kuantitas (kelengkapan) dan kualitas (validitas dan reliabilitas) data yang masuk di database SIKDA.
3.Pemegang program bertanggung jawab terhadap validitas dan reliabilitas data mereka masing-masing.
4.Pemegang program tidak perlu membuat rekapan laporan sendiri-sendiri (untuk laporan yang sudah ada dalam software SIKDA), tetapi diminta untuk memaksimalkan pemanfaatan sistem informasi yang ada.
5.Permintaan data secara langsung ke pemegang program (lintas program) tidak perlu dilaksanakan ( Multi gate system), tetapi data yang dibutuhkan akan selalu ada dan harus diakses menggunakan Software SIKDA ( One gate System )
6.Harus disepakati bahwa laporan yang disampaikan menggunakan media CD dan Flashdisk/ email mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan laporan konvensional secara tercetak. Hal ini membawa konsekwensi bahwa Kepala Puskesmas selaku penganggung jawab laporan harus melakukan pengecekan laporan di komputer puskesmas sebelum dikirim. Cross cek juga dapat dilakukan di tingkat kabupaten, kapanpun pada saat jam kerja.
7.Tim SIKDA kabupaten akan melakukan backup data secara rutin untuk menjamin keamanan data.
8.Pemegang program dapat meminta 'soft copy' data dalam format teks, sehingga dapat di eksport-import ke dalam software lainnya jika dibutuhkan.
Lain-Lain
1.Tim SIKDA menjamin keamanan data yang disimpan dalam server SIKDA. Data dijamin bebas virus.
2.Server SIKDA Kabupaten Lombok Tengah menggunakan OS Linux yang tidak mudah tertembus virus.
3.Software SIKDA dirancang 'screen-based' yaitu laporan dibaca langsung di layar komputer. Namun demikian software ini juga dilengkapi dengan fasilitas pencetakan sederhana. Jika anda tidak puas dengan hasil cetakan yang ada ( terutama dari segi estetika ), maka anda dapat melakukan teknik copy-paste dari software SIKDA ke Software pilihan anda seperti Excel.
4.Tim SIKDA menyediakan bimbingan teknis bagi mereka yang membutuhkan.
5.Tim SIKDA sudah mengembangkan website internal Dinas Kesehatan Kabupaten Lombok Tengah yang dapat diakses melalui jaringan intranet. Website ini memberikan kesempatan kepada semua staf untuk menuangkan kreatifitasnya dalam bentuk tulisan artikel dan diskusi on-line yang sangat bermanfaat.
6.Akses ke Jaringan menggunakan laptop/ desktop dalam mode 'wireless' telah diset untuk menggunakan DHCP sehingga anda hanya perlu mengeset laptop anda ke mode 'automatic IP'. Namun demikian Desktop yang tersambung dengan Jaringan dengan kabel menggunakan IP Statis yang harus anda masukkan secara manual.
7.Standar prosedur ini juga berlaku bagi sistem informasi kesehatan di level Puskesmas.
dikutip dari www.sastrawan.web.id
